Leegstandbeheer en de nieuwe AVG privacywetgeving

Als je de vastgoedsector bekijkt en in het bijzonder de tak die zich bezighoudt met leegstandbeheer,  is het onderwerp privacy niet nadrukkelijk in beeld. Over het algemeen is er zelfs maar weinig te vinden over privacy uitdagingen in de werkzaamheden van leegstandbeheerders. Dit bewustzijn moet wel gaan komen, want vanaf 25 mei 2018 gaat de nieuwe Europese privacywetgeving van start: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Elke organisatie die persoonsgegevens gebruikt zal zijn organisatie moeten aanpassen aan de nieuwe wet. Door strengere regels en hogere boetes, moeten dus ook leegstandbeheerders zich beter gaan verdiepen in hun eigen datastroom.

De AVG in het kort

Voorheen gold de ‘Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)’ gebaseerd op de Europese privacy richtlijn uit 1995. Het doel van de nieuwe wet is om meer eenheid te creëren in de privacywetgeving tussen verschillende EU landen. Internationale wordt dit aangeduid met de term ‘General Data Protection Regulation’ (GDPR). In het Nederlands noemen we het afgekort: de AVG.
Delen van de Wbp zullen blijven bestaan, maar de focus zal liggen op de rechten van de betrokkenen, zodat ze beter voor zichzelf op kunnen komen bij de verwerking van hun gegevens. Als gevolg worden organisaties verplicht hun datastroom met persoonsgegevens strakker te beheren, zodat ze duidelijker kunnen aantonen dat zij aan de nieuwe wet voldoen. Transparantie is het nieuwe begin.

Wat voor impact heeft de nieuwe AVG wet?

De nieuwe wet beschermt alle persoonsgegevens. Dit gaat van je naam of telefoonnummer tot je gezondheid. Ook voor leegstandbeheerders is dit dus een uitdaging. Identificaties kunnen niet meer zomaar naar elkaar gemaild worden, omdat de e-mailverbinding grotere risico’s met zich mee brengt. Ook het delen van gegevens van huurders aan derden, al lijkt het om onschuldige gegevens te gaan, mag niet meer zonder toestemming van de betrokkenen.

Er wordt veel geschreven over de nieuwe wet en wat dit voor impact heeft voor bedrijven. Onderzoeken hierin laten zien dat organisaties onvoldoende voorbereid zijn op de nieuwe wetgeving, waar de MKB servicedesk aantoonde dat zelfs 60% niet op de hoogte was dat ze 25 mei 2018 moeten voldoen aan de nieuwe wet. Er is zelfs een jaar uitstel van de privacywet aangevraagd, met de onderbouwing dat de nieuwe wet te complex en onduidelijk is over concrete toepassingen. Zo lijk het ook het geval in de vastgoedsector, waar minimale informatie is te vinden over (eventuele) implicaties van de nieuwe wet op je leegstandbeheer.

Dit zou kunnen komen doordat veel bedrijven geen eigenbelang zien in de nieuwe wet. Veel nieuwe bedrijfsculturen willen juist inspelen op hun klanten door zo veel mogelijk personalisatie, en links te leggen tussen meerdere datastromen. Hier  zijn dus veel persoonsgegevens voor nodig, die niet altijd direct nodig zijn voor de doeleinde van de dienstverlening. De nieuwe wetgeving zou dit proces in de weg staan.

Wat is dan toch de toegevoegde waarde van de nieuwe AVG wet?

Buiten het feit dat de AVG strengere regels hanteert, met boetes die kunnen oplopen tot €20 miljoen bij overtreding, kan het qua klantbinding ook in het voordeel werken voor je organisatie. Met de nieuwe wet zijn klanten beter op de hoogte van hun rechten, wat ze minder sceptisch en negatief maakt over de gegevens die jij vraagt als organisatie. Potentiele huurders van jouw leegstand zullen sneller en makkelijker persoonlijke gegevens doorgeven, wat het proces van je organisatie versnelt, en huurders positiever zullen kijken naar jou als organisatie door de transparante communicatie. Nog daar gelaten, dat het binnen de organisatie ook als innoverende verandering gezien kan worden. Technische, administratieve en organisatorische maatregelen voor de AVG wet zorgen er voor dat de hele organisatie weer opgeschoond is en dat al je medewerkers weer op één lijn zitten.

Voorbereiding is het halve werk

Voor het implementeren van de nieuwe wetgeving binnen je organisatie geldt: voorbereiding is het halve werk. Er wordt meer druk gelegd op de verantwoordelijkheid van de organisatie, ook wel de verantwoordingsplicht. De kennis van je werknemers is hier net zo belangrijk als de beveiliging van de systemen. Door je personeel bewust te maken van de nieuwe wetten en de eventuele risico’s, win je al een heleboel. Het is belangrijk om van tevoren goed op een rijtje te hebben met welke (bijzondere) persoonsgegevens je organisatie te maken heeft en de nieuwe wet vanuit daar te implementeren.

Zorgvuldig, veilig en transparant

De uitdaging ligt in het zo zorgvuldig, veilig en transparant mogelijk documenteren van persoonsgegevens, om de toekomstige klant zo goed en efficiënt mogelijk te kunnen helpen en de risico’s van je organisatie te verkleinen. Ook Interveste legt de laatste hand in de aanpassingen van werkzaamheden naar de nieuwe privacywet. Dus ook na 25 mei 2018 zullen potentiële klanten, huurders en vastgoedeigenaren er van verzekerd zijn dat hun persoonlijke gegevens in goede handen zijn bij Interveste.